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Office Space!

❓: Os imagináis ir cada día a trabajar, a repetir las mismas tareas, ¿y no intercambiar, por decisión propia, ni una palabra con la persona que más cerca se sienta? Os voy a contar una historia, de hace más de 20 años. Como analista de procesos en una gran consultoría, me encontré en un cliente la siguiente situación:

📋 : La historia era hacer ese ya caduco análisis “As Is -> To Be” (si sigues utilizando este sistema, ¡hablemos! Porque hay muchas otras a tener en cuenta. Entre ellas lo que explico aquí 😊 ). Es decir, los consultores analizábamos los procesos haciendo entrevistas y viendo trabajar a los empleados, recopilábamos información, entregábamos lo que habíamos visto marcando con un 🚦las etapas, y proponíamos el futuro proceso. La empresa buscaba aumentar la eficiencia de los procesos y, por supuesto, la forma de arreglarlo en aquel tiempo era implementando un sistema informático. Cómo no. En este caso, era un ERP en el área de Logística. Lo que sea. No es relevante.

🗄 : Lo que sí que lo fue es esto: en la misma zona, a dos metros de distancia, estaban sentadas dos administrativas, cada una dando apoyo a una subárea de la dirección. Detrás de ellas, un archivo. Pues bien… resulta que, siguiendo el proceso, a la primera le llegaba una factura. La llevaba a firmar, la fotocopiaba, la archivaba justo detrás de su asiento, y la pasaba a la bandeja de la chica de al lado. Ésta, a su vez, realizaba exactamente los mismos pasos. Es decir: en menos de dos metros de distancia, se estaba duplicando el archivo.

🤹‍♀️: Y aquí es cuando entran las dotes del consultor: te puedes limitar a anotar, o intentar saber qué está pasando. Más allá del archivo, más allá del proceso. Más allá del programa informático para digitalizar todo aquello.

Lo que pasaba era que, hacía AÑOS, se habían enfadado. No se hablaban. El por qué, ya no lo recordaba ninguna de las dos 😖 . Situación enquistada. Así que se limitaban a seguir las instrucciones burocráticas del proceso.

¿Creéis que tenían ganas de aprender un nuevo sistema informático? ¿De colaborar con nosotros más allá de su día a día? 😅

🎬 Aún se me viene a la cabeza la misma película al recordar esto. “Trabajo Basura (Office Space, 1999, Mike Judge)”. Si no la habéis visto… aquí queda la recomendación. ¡Seguro muchos os sentís un poco identificados!

¿Qué reflexiones te genera esta historia? Si quieres saber las mías…

Hablando hace unos días con Marion Suffert, de Vasis Conseil, sobre lo que la IA puede hacer para cribar CVs, e incluso filtrar entrevistas, resumo tres ideas que me hicieron recordar la anécdota de arriba (gracias a ella comencé a estudiar y orientar mi carrera hacia RH y cultura organizativa… sin dejar de interesarme la tecnología!):

1. La IA puede ayudar a RH, y no en la Selección cómo primera opción. La cuestión es cómo RH puede ayudar a integrar la IA en la organización. Si las personas no quieren, el proceso no se arregla.

2. RH puede enrolar en las nuevas tecnologías a todos sus profesionales. Implementar mejoras en áreas concretas, sin implicar a los que van a “sufrirlas” de forma tangencial, es un error. Estamos a tiempo de conseguir introducir la IA desde formatos que puede que no sean la aplicación final, pero sí la vía para facilitar posteriores cambios.

3. No hay nada más bonito que implicar a los profesionales desde el inicio: investigar y experimentar juntos, utilizar metodologías en las que se trabaje de forma constructiva y se permita crecer conjuntamente. Desde rational sparks ayudamos, precisamente, a esto. Se nota en los resultados, porque se nota en la felicidad y compromiso de los que lo han hecho posible.

(fotograma propiedad de 20th Century Fox, post publicado anteriormente en LinkedIn)

(ENG) Have you read the memo?

❓: Can you imagine going to work every day, repeating the same tasks, and not voluntarily exchanging a single word with the person sitting next to you? Let me tell you a story from more than 20 years ago. As a process analyst in a large consulting firm, I encountered the following situation with a client:

📋 : The story was to do the now outdated “As Is -> To Be” analysis (if you still use this system, let’s talk! Because there are many others to consider. Including what I explain here 😊 ). That is, we consultants analysed the processes by conducting interviews and observing people at work, gathered information, delivered what we saw by marking 🚦 the stages, and proposed the future process. The company wanted to increase the efficiency of the processes and, of course, the way to do this at that time was to introduce a computer system. Naturally. In this case it was an ERP system for logistics. Whatever. It’s not relevant.

🗄: What was this: in the same room, two metres away, two administrators were sitting, each supporting a part of the management. Behind them, a file. Well… it turned out that the first one had received an invoice. She took it to sign, photocopied it, filed it just behind her seat and passed it to the tray of the girl next to her. The girl next to her went through exactly the same process. In other words, the file was duplicated in a space of less than two metres.

🤹‍♀️: And this is where the skills of the consultant come in: you can just take notes, or you can try to find out what is going on. Beyond the archive, beyond the process. Beyond the software to digitise it all.

What happened was that, YEARS ago, they were angry. They didn’t talk to each other. None of them could remember why 😖 . A situation that had become entrenched. So they just followed the bureaucratic instructions of the process.

Do you think they were ready to learn a new computer system? To work with us beyond their daily work? 😅

🎬 The same film still comes to mind when I think of this. “Office Space” (1999, Mike Judge). If you haven’t seen it… here’s a recommendation, I’m sure many of you can relate to it!

What reflections does this story evoke in you? If you want to know mine…

A few days ago, I was talking to Marion Suffert from Vasis Conseil about what AI can do to sift through CVs and even filter interviews, and I summarised three ideas that reminded me of the anecdote above (thanks to her, I started to study and focus my career on HR and organisational culture… without losing interest in technology!)

1. AI can help HR, and not in selection as the first choice. The question is how HR can help integrate AI into the organisation. If people don’t want it, the process won’t be fixed.

2. HR can train all its professionals in the new technologies. Implementing improvements in certain areas without involving those who will tangentially “suffer” from them is a mistake. There is still time to introduce AI in formats that may not be the final application, but are the way to facilitate subsequent changes.

3. There is nothing better than involving professionals from the start: researching and experimenting together, using methods that allow us to work constructively and grow together. At rational sparks we help to do just that. You can see it in the results, because you can see it in the happiness and commitment of those who made it possible.

(Photo still courtesy 20th Century Fox, post previously published on LinkedIn)

this article was previously published on arantxaacosta.com.

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